Digitale Workflows aufbauen
Wie man seine Geschäftsprozesse automatisiert. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für KMU.
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen laufen Prozesse noch manuell oder papierbasiert – oft ineffizient und fehleranfällig. Die gute Nachricht: Digitale Workflows können Abhilfe schaffen. Mit der richtigen Herangehensweise lassen sich Abläufe automatisieren, ohne gleich eine komplette IT-Abteilung zu benötigen.
Hier zeigen wir Schritt für Schritt, wie KMU ihre Geschäftsprozesse erfolgreich digitalisieren und automatisieren können.
1. Prozesse identifizieren – Was lohnt sich?
Nicht jeder Prozess muss digitalisiert werden. Starten Sie mit Aufgaben, die:
- häufig wiederkehren (z. B. Angebotslegung, Rechnungserstellung)
- standardisiert ablaufen
- zeitaufwendig oder fehleranfällig sind
Beispiel: Angebotsprozesse, Urlaubsanträge, Bestellungen, Kundendatenpflege
2. Prozesse analysieren – Wie läuft es aktuell?
Dokumentieren Sie den Ist-Zustand:
- Wer ist beteiligt?
- Welche Schritte gibt es?
- Wo entstehen Medienbrüche (z. B. Excel-Listen, Papierformulare)?
- Wo treten Verzögerungen oder Fehler auf?
Tipp: Eine einfache Prozess-Skizze reicht für den Anfang – Hauptsache, alle Schritte sind nachvollziehbar.
3. Ziele definieren – Was soll besser werden?
Setzen Sie klare Ziele für die Automatisierung:
- Zeitersparnis
- Reduktion von Fehlern
- bessere Nachvollziehbarkeit
- höhere Kundenzufriedenheit
4. Passende Tools auswählen
Je nach Prozess bieten sich unterschiedliche Lösungen an:
| Prozessart | Tools (Beispiele) |
|---|---|
| Dokumentenfreigaben | DocuSign, Adobe Sign |
| Aufgaben & Projekte | Trello, Asana |
| Rechnungen & Buchhaltung | sevDesk, ProSaldo, Lexoffice |
| Formulare & Workflows | Microsoft Power Automate |
Tipp: Achten Sie auf einfache Bedienbarkeit, Integrationen mit bestehenden Systemen und DSGVO-Konformität.
5. Workflows digital modellieren
Erstellen Sie auf Basis des Ist-Prozesses einen digitalen Ablauf:
- Wer startet den Prozess?
- Welche Schritte erfolgen automatisch?
- Wann gibt es manuelle Eingriffe?
- Welche Informationen werden übergeben?
Beispiel – Angebotsworkflow:
- Kunde füllt Onlineformular aus
- Daten landen automatisch im CRM
- Angebot wird per Vorlage generiert
- Mail mit PDF-Anhang wird automatisch versendet
- Status wird im System dokumentiert
6. Testen, optimieren, ausrollen
Starten Sie mit einem Pilotprozess:
- Testen Sie im kleinen Kreis
- Holen Sie Feedback ein
- Passen Sie den Ablauf an
- Schulen Sie das Team
Erst wenn der Workflow stabil läuft, rollen Sie ihn unternehmensweit aus.
7. Kontinuierlich weiterentwickeln
Digitalisierung ist kein Einmalprojekt. Prüfen Sie regelmäßig:
- Welche Prozesse sind noch manuell?
- Gibt es neue Tools oder Funktionen?
- Wo entstehen neue Anforderungen?
Fazit: Digitale Workflows sind kein Hexenwerk. Mit klarer Struktur und den passenden Tools können KMU Schritt für Schritt ihre Prozesse automatisieren – für mehr Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit. Wer jetzt beginnt, spart in Zukunft nicht nur Zeit, sondern schafft auch eine solide digitale Basis für weiteres Wachstum.
